Meine Zeit im Sekretariat

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Hi, mein Name ist Jan und ich erzähle euch ein bisschen über meine Ausbildung bei Schweitzer.

Als einer der wenigen mache ich eine Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement.

Mittlerweile befinde ich mich im zweiten Lehrjahr und habe seit Beginn schon einige Abteilungen durchlaufen dürfen.

Angefangen habe ich im Lager, danach ging es in die Fortsetzung. Anschließend war ich im Sekretariat und mittlerweile bin ich im Marketing.

Ich möchte hierbei näher auf die Aufgaben in meiner Zeit im Sekretariat eingehen, sowohl über die generellen als auch über die, die ich machen durfte.

Zunächst lernte ich den Umgang mit der Post kennen, die es zu sortieren galt, was für mich anfangs verwirrend war. Ich sollte diese nämlich nach Abteilungszugehörigkeit sortieren und das geht in einem Beleg nicht immer klar hervor, wie ihr vielleicht selbst wisst. Die Rechnungen, die von allen Abteilungen bearbeitet wurden, landeten anschließend entweder in digitaler Form oder als Zettel bei uns. Das konnte täglich ein ganzer Stapel sein.

Diese durfte ich direkt scannen, wobei ich auch hier auf einige Punkte achten musste, beispielsweise auf die Zahlungsart. Eine der Haupttätigkeiten im Sekretariat war das Koordinieren der eingehenden Anrufe, die meist dort landeten (auch Telefonzentrale genannt). Mir wurde auch gut erklärt, wie ich in bestimmten Situationen zu agieren hatte. Ein weiterer Bestandteil war natürlich die Planung und Organisation, z.B. von Terminen zur Wartung der Technik oder zur Vorbereitung von Kundenterminen. Aber auch klassische Aufgaben wie Ablage gehörten zum Alltag dazu.

Außerdem wurden alle Krankmeldungen notiert und eingetragen, in der Ablage sortiert und eingeheftet und anschließend im Zeiterfassungsprogramm „ Astrow Web“ eingetragen. Generell war ich auch dafür zuständig, dass die Buchungen und Daten aller Kollegen sich auf dem aktuellen Stand befanden und darauf zu achten, ob etwas bei einzelnen nicht stimmte.

Das waren meine bisherigen Einblicke aus dem Sekretariat. Für mich geht es als nächstes in der Buchhaltung weiter, worauf ich mich ebenfalls schon freue. Vielleicht sieht man sich ja mal bei den nächsten Azubitagen 😊!

~ Jan ~

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