Einleitende Worte…
In der Zeitschriftenabteilung werden – wie der Name bereits vermutet – Bestellungen von Zeitschriften bearbeitet. Im Anschluss werden die angelegten Abonnements betreut. Darüber hinaus werden Bestellungen für Einzelhefte entgegengenommen und Einbanddecken geliefert. Ein Großteil der Zeitschriften wird vom Verlag direkt an den Kunden geliefert, einzelne Kunden werden aber auch indirekt über unser Haus beliefert. Letzteres wird so eingestellt, wenn der Kunde beispielsweise einen Umlaufzettel wünscht oder auch als Botenkunde seine Bestellungen gesammelt an einem bestimmten Tag in der Woche geliefert haben möchte.
Man fungiert als Bindeglied zwischen Kunde und Verlag, kommuniziert also mit beiden Seiten, in der Rolle des Dienstleisters und des Kunden bei den Verlagen. Die Zeitschriften-Abteilung ist zudem die zentrale Anlaufstelle der täglichen Postlieferung, die die Briefpost Büchersendungen, Großbriefe und Sendungen von Zeitschriften beinhaltet. Abteilungsfremde Ware wird an die zugehörigen Abteilungen gebracht. Die Briefpost wird an das Sekretariat und die Buchhaltung zur weiteren Verarbeitung gegeben.
Aufgaben der Azubis
Während man auf die Post wartet, widmet man sich den liegengebliebenen Unterlagen vom Vortag, beantwortet seine E-Mails und führt Telefonate. Ist der Postbote endlich gesichtet und angetroffen worden und, nachdem die Post im Haus verteilt wurde, beginnt das eigentliche Tageswerk. Vorranging steht die Auslieferung der indirekt gelieferten Zeitschriften an, da diese zu festgelegten Zeiten im Lager für die Post fertig gemacht werden müssen. Die gelieferten Zeitschriften werden den Abonnements der Kunden zugeordnet, etikettiert, ggf. mit Umlaufzettel beklebt und dann im Lager in die Botenfächer verteilt.
Weiterhin bearbeitet man schriftliche und per E-Mail gesendete Kündigungen von Kunden, das heißt man erzeugt eine Abbestellung im Rahmen der Kündigungsfrist des Verlags. Kündigungs- und Auftragsbestätigungen seitens des Verlags werden in den zugehörigen Aufträgen vermerkt. Lieferunterbrechungen, weil Kunden beispielsweise verreisen und ihre Zeitschriften in der Zwischenzeit spenden möchten, werden eingerichtet. Informationsschreiben von Verlagen werden an den Artikel-Support weitergeleitet, die Kunden müssen gegebenenfalls darüber benachrichtigt werden. Man erfragt bei Verlagen spezielle Angebote und Lizenzen zu Artikeln. Den Kunden werden ihre persönlichen Freischalt-Codes für Online-Zugänge mitgeteilt. Weiterhin legt man Online-Anteile in Artikeln an und ändert logischerweise im gleichen Zug auch die Preisart.
Die Bearbeitung einer Verlags-Rechnung ist schon etwas komplizierter und kann je nach Umfang und Problematiken der Rechnung einige Zeit in Anspruch nehmen. Eine ausführliche Anleitung zur Bearbeitung von Verlagsrechnungen würde hier den Rahmen sprengen und um meine Leserschaft nicht ganz zu vergraulen, werde ich daher nicht weiter in die Tiefe gehen. So viel soll aber gesagt sein: Man kann sich mit einer 40-seitigen Sammelrechnung mit allen erdenklichen Tücken und Problematiken durchaus zwei bis drei Stunden beschäftigen. Problematiken wie nicht beantwortete Erneuerungsanfragen, nicht gekündigte Abos, doppelt oder falsch aufgeführte Abos seitens des Verlags und abgestürzte Abos nach Liefer- oder Rechnungsumstellungen stehen hierbei besonders im Fokus. Ein guter Draht zu den Verlagen und Verhandlungsgeschick sind in dem Fall äußert hilfreich.
~ Ines aus Düsseldorf ~