Am Anfang war noch nicht viel
In diesem Jahr haben wir Azubis am Standort Düsseldorf erstmalig die Aufgabe und Verantwortung bekommen, die Weihnachtsfeier zu planen. Hintergrund für dieses Projekt ist, dass es eine häufige Aufgabe in anderen Firmen für Azubis und ausgelernte Kaufleute für Büromanagement ist und wir somit die Chance hatten, „zu üben“. Mit eineinhalb Monaten Vorbereitung und einem völlig neuen Aufgabenfeld ging es für uns in einen langen November und Dezember. Da wir die Planung erst spät übernommen haben, hatte das Marketing schon ein paar Punkte im Vorfeld geklärt und uns zur Verfügung gestellt.
Informationsgespräch – und was nun?
Nach dem Infogespräch, dass die Planung nun unsere Aufgabe ist und was das Marketing schon erledig hatte, hieß es erstmal, die offenen Themen zu organisieren. Was steht schon fest? Haben wir Lieferanten, mit denen die Firma schon zusammengearbeitet hat? Für was haben wir noch keine Lieferanten oder wobei benötigen wir Neue? Wie sieht es mit dem Catering aus, wie viele Tische bekommen wir in den ausgesuchten Raum vor Ort und reicht der Platz für die geschätzte Anzahl der Gäste? Aus diesen Fragen konnte man gut einen Plan mit dem Projektmanagement Planner von Teams erstellen. Somit konnte sich jeder Aufgaben zuteilen und bearbeiten, was den Prozess deutlich beschleunigt hat. Allerdings mussten auch einige Punkte vom ganzen Team bearbeitet werden, beispielsweise die Menüauswahl fürs Catering und das war gar nicht so leicht. Die Getränke waren im Gegensatz dazu ein Kinderspiel.
Auf ins Gefecht
Nachdem die ersten Aufgaben verteilt waren, hieß es, Angebote bei den Lieferanten einzuholen und zu vergleichen. Zusätzlich mussten die Kosten aufgelistet werden, denn ein Budget gab es natürlich auch. Als das Konzept und die Kostenübersicht standen, mussten wir sie präsentieren – zuerst dem Marketing und unserer Ausbildungsverantwortlichen und danach noch den Geschäftsführern. Nachdem alle das Konzept abgesegnet hatten und uns noch gute Hinweise gegeben wurden, auf die wir achten sollten, konnten wir die Angebote bestätigen, Liefer- und Abholzeiten vereinbaren und das Catering und Getränke final buchen.
Jetzt heißt es nur noch aufbauen… Kinderspiel!
Nun befanden wir uns in den letzten Zügen vor der Feier und es musste um- und aufgebaut werden. Angefangen haben wir mit den Räumen, die wir schon Tage vorher vorbereiten konnten, bei uns der Büfett-Raum. Danach ging es ans Ausräumen des Aufenthaltsraumes: Wir haben nichts, was nicht verplant war, stehen gelassen, um den meisten Platz rauszuholen. Im Anschluss konnten die bestellten Tische und Bänke aufgebaut werden. Als diese standen und wir sehen konnten, dass wir uns nicht verplant hatten und alles Platz haben würde, konnten wir mit dem Dekorieren anfangen. Es wurden Tischdecken und Läufer ausgelegt, Gestecke, die im Vorfeld selbst hergestellt worden waren, verteilt, alles mit Lichterketten und anderen Lichtquellen übersät sowie Elfen und Wichtel drapiert. Nachdem das Catering geliefert und mit unserer Hilfe aufgebaut worden war, war es geschafft. Es stand alles, was stehen sollte und alles sah großartig dabei aus. Nun konnten die Mitarbeitenden eintreffen und das Fest beginnen.
Und wie war es?
Die Feier kam sehr gut an, wir erhielten Komplimente für die Deko und was wir aus dem Raum gemacht haben. Die Getränke und die Büfettauswahl kamen auch gut an und es war ein rundum gelungenes Event. Die Stimmung war ausgelassen und angenehm und die ca. 105 Mitarbeitenden waren alle begeistert. Demensprechend war auch das Feedback, das wir sowohl von den Mitarbeitenden als auch von den Verantwortlichen bekommen haben: Es war durchweg positiv und wir wurden viel gelobt.
Mein persönliches Fazit zur ganzen Planung kann sich da eigentlich nur anschließen – ja, eineinhalb Monaten für eine Planung ist nicht viel Zeit, vor allem nicht, wenn man so etwas noch nie gemacht hat, aber ich selbst bin wahnsinnig stolz auf das, was wir in der Zeit geleistet und auf die Beine gestellt haben, und es ist eine sehr coole Übung für andere Projekte und ich war gerne Projektleitung der Azubis.
~ Stella aus Düsseldorf ~